Was ist eine virtuelle Assistentin und welche Vorteile hat eine Zusammenarbeit?

Du hast noch gefühlt tausend Aufgaben auf deiner To-do-Liste stehen, weißt nicht mehr wo rechts und links ist, geschweige denn, dass du noch genügend Zeit für Familie und Freunde hast? Mit deinem Business kommst du auch nicht so richtig voran, weil du gefühlt auf tausend Hochzeiten gleichzeitig tanzt und nichts so richtig vorwärts geht? Spätestens dann sollte dir klar sein, dass du Unterstützung für dein Business brauchst! Es bringt deinem Business nichts, wenn du dich um alles selber kümmerst, aber keine Zeit hast, deine Projekte umzusetzen. Gerade zeitintensive und wiederkehrende Aufgaben kannst du gut auszulagern. Eine virtuelle Assistentin kann dir dabei eine große Hilfe sein.

Was ist eine virtuelle Assistentin?

Mittlerweile dürfte der Begriff “virtuelle Assistentin” oder auch kurz gesagt “VA” nicht mehr so ganz unbekannt sein und wird auch immer bekannter, zumindest in der Onlinewelt. Du kannst dir eine virtuelle Assistentin wie eine persönliche Assistentin vorstellen, die Selbstständige bei verschiedenen Aufgaben unterstützt und auf freiberuflicher Basis arbeitet. Sie übernehmen gerade die zeitraubenden Aufgaben, wie z. B. Social-Media-Marketing, Podcast Management, Recherchearbeiten, Terminplanung, Contenterstellung, Backoffice-Tätigkeiten etc.

Virtuelle Assistenten müssen nicht mehr vor Ort im Büro sitzen, sondern können ihre Aufgaben von überall auf der Welt digital erledigen. Sie brauchen hierfür lediglich eine stabile und gute Internetverbindung, was heutzutage aber kein Problem mehr ist. Sie möchten einfach flexibel sein und sich ihren Tag frei einteilen können.

Welche Aufgaben kannst du an eine virtuelle Assistentin auslagern?

Das Aufgabenfeld der virtuellen Assistenz ist vielseitig. Egal ob du Unterstützung für

• Betreuung und Aufbau deiner Social-Media-Kanäle
• Backoffice
• Terminplanung
• Datenpflege
• Recherchearbeiten
• Pinterest Management
• Buchhaltung
• Aufbau einer Membership
• Website-Erstellung
• Grafikgestaltung für Social Media
• Übersetzungen
• Einrichtung eines Online-Shops
• Telefonservice
• Texten
• Transkriptionen
• SEO
• Facebook Ads etc.

suchst, du findest für jede Aufgabe, und wenn sie noch so klein ist, eine virtuelle Assistenz. Bild Viele virtuelle Assistenten spezialisieren sich auf eine Dienstleistung, was aber nicht heißt, dass sie dich nicht auch in anderen Bereichen unterstützen können. Selbst wenn sie keine Kapazitäten mehr frei haben oder eine Dienstleistung für sie zu speziell ist, sind sie meist so gut mit anderen virtuellen Assistenten vernetzt, dass sie auf ihr umfangreiches Netzwerk zurückgreifen können. Das spart dir die zeitintensive Suchen nach weiterer Unterstützung.

Welche Fähigkeiten sollte eine virtuelle Assistentin mitbringen?

Du solltest dir klar darüber sein, für welche Aufgaben du genau Unterstützung suchst. Soll die virtuelle Assistentin bereits Vorkenntnisse haben oder bist du auch bereit, Anfänger einzuarbeiten? Brauchst du einen Experten für z. B. E-Mail-Marketing oder suchst du einen Allrounder, der dir den Rücken freihält und dir alle laufend anfallenden Aufgaben abnimmt? Beides hat seine Vor- und Nachteile. Es kommt ganz darauf an, ob du nur einzelne Aufgaben abgeben möchtest oder ob du dir eine Assistentin wünscht, mit der du längerfristig im Team zusammenarbeiten kannst. Du entscheidest ganz allein, was du gerade für dein Business brauchst. Neben einer stabilen Internetverbindung und guten PC-Kenntnissen, sollte die virtuelle Assistentin zuverlässig und engagiert sein. Sie sollte sich gut organisieren können und eigenverantwortlich arbeiten wollen und Lust darauf haben, sich ständig weiterzubilden.

Was sind die Vorteile der Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistentin?

Es gibt mehr als einen Vorteil für die Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenten.

Geringere monatliche Fixkosten

Hervorzuheben ist sicherlich, dass du dir enorme Kosten sparst. Wie bereits erwähnt, musst du deiner VA keinen festen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen, was für dich bedeutet, dass du keine zusätzlichen Büroräume anmieten musst und auch keinen Arbeitsplatz einrichten musst. Damit entfallen auch Kosten für PC, Telefonanlage, Büromaterial, Schreibtisch oder sonstiges, was du einem Festangestellten bereitstellen würdest. Das spart dir zusätzliche Fixkosten im Monat. Du sparst dir auch die Sozialversicherungsbeiträge, die du einem festangestellten Mitarbeiter zahlen müsstest, und du musst für keine Kosten im Krankheits- oder Urlaubsfall aufkommen.

Flexible Einsatzmöglichkeit

Du kannst deine virtuelle Assistentin je nach Bedarf flexibel einsetzen. Egal ob du nur für wenige Stunden im Monat oder für einige Stunden in der Woche Unterstützung brauchst. Das mindert auch nochmal zusätzlich dein Kostenrisiko, da du keine langfristigen Verpflichtungen eingehen musst.

Zeitersparnis 

Du sparst dir enorm viel Zeit und kannst diese anderweitig einsetzen. Aufgaben, die dir nicht liegen oder auf die du keine Lust hast, kannst du einfach abgeben. Ziel einer virtuellen Assistentin ist es, dir Aufgaben abzunehmen, die dich von deinen Hauptaufgaben abhalten und dir unnötig Zeit rauben. Scheue also nicht davor zurück, dich auch bei ganz “einfachen” Aufgaben unterstützen zu lassen, denn gerade das sind die Zeitfresser, die dir deine Nerven rauben und dich nur daran hindern, in deinem Business voranzukommen.

Expertin auf ihrem Gebiet 

Sind deine virtuelle Assistentin und du ein eingespieltes Team, profitierst du enorm von der Unterstützung. Virtuelle Assistenten sind hoch motiviert und arbeiten fokussiert an ihren Aufgaben. Sie sind lernwillig und bilden sich ständig weiter und sind regelrechte Experten auf ihrem Gebiet. Dadurch bleibst auch du immer up to date, ohne dich selbst in das Theme einarbeiten zu müssen. Wenn sie selbst mal nicht weiter wissen, können sie auf ein großes Netzwerk an virtuelle Assistenten zurückgreifen und dort um Hilfe und Unterstützung bitten.

Großes Netzwerk

Steht deine virtuelle Assistentin selbst gerade nicht zur Verfügung oder verfügt nicht über die notwendige Expertise, kann sie dir aus ihrem großen Netzwerk ganz schnell und unkompliziert eine andere virtuelle Assistenz vermitteln.

Was du vorher wissen solltest, bevor du dir virtuelle Unterstützung suchst

Damit du erfolgreich mit deiner virtuellen Assistenz zusammenarbeiten kannst, solltest du dir vorher ein paar Gedanken machen. Kläre für dich zunächst folgende Fragen:

• Welche Aufgaben möchtest du als Erstes abgeben?
• Über welches Projektmanagementtool möchtest du kommunizieren?
• Für wie viele Stunden in der Woche/im Monat benötigst du Unterstützung?
• Welche Anforderungen hast du an deine virtuelle Assistenz?
• Suchst du jemand mit Erfahrung oder bist du auch bereit, einen Anfänger einzuarbeiten?
• Welche Skills sind für dich ein Muss?
• Welches Budget hast du zur Verfügung?
• Wünschst du dir, dass deine VA zu festen Zeiten für dich erreichbar ist?

All das sind wichtige Fragen, die du dir vorher beantworten solltest. Das erleichtert dir nicht nur die Suche nach einer VA, sondern auch die spätere Zusammenarbeit. Wenn du dir noch unklar darüber bist, welche Aufgaben du abgeben willst, dann nehme dir die Zeit und beobachte dich ein paar Tage lang. Dokumentiere deine täglichen Aufgaben und deinen Zeitaufwand. Danach hast du einen besseren Überblick über deine Aufgaben und du kannst besser entscheiden, welche Aufgaben du abgeben kannst. Ja, es ist erstmal Zusatzarbeit für dich, aber am Ende zahlt sich eine klare Vorstellung für dich aus.

Mit welchen Tools arbeitet eine virtuelle Assistentin?

Je nach Spezialisierung arbeiten virtuelle Assistenten mit unterschiedlichen Online-Tools. Um die virtuelle Zusammenarbeit zu erleichtern, solltet ihr euch auf ein Projektmanagementtool wie z. B. Meistertask, Monday oder Asana einigen, damit ihr euch hierüber regelmäßig auszutauschen könnt und nichts im digitalen Nirwana verschwindet. Für die Zeiterfassung nutzen viele VAs Toogl. Damit wird die Arbeitszeit getrackt und du erhältst mit der Monatsabrechnung eine Aufstellung über die geleisteten Stunden. Weitere gängige Tools sind z. B. Canva für die Grafikerstellung, Zoom für persönliche Calls, LastPass für den Austausch von Passwörtern, Google Drive für den gemeinsamen Datenaustausch.

Wie läuft die digitale Zusammenarbeit ab?

Als Erstes solltet ihr ein erstes Kennenlerngespräch vereinbaren, um euch kennenzulernen und erstmal zu schauen, ob ihr überhaupt zueinander passt. Wenn eine Zusammenarbeit zustande kommt, solltet ihr euch darüber einig sein, wie ihr eure Daten austauscht und wie ihr künftig miteinander kommunizieren wollt. Stimmt euch genau ab, welche Aufgaben im Einzelnen übernommen werden sollen und bis wann diese erledigt sein müssen. Nur, wenn ihr klar miteinander kommuniziert, könnt ihr die bestmöglichen Ergebnisse erzielen. Damit Deadlines eingehalten werden können, ist es wichtig, dass z. B. Bilder, Texte, Dokumente von dir immer rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden und nicht auf den letzten Drücker. Tauscht euch gerade am Anfang regelmäßig aus und fragt nach, ob beide Seiten mit der Zusammenarbeit zufrieden sind oder noch etwas verändert werden soll. Nur so könnt ihr eure Arbeitsabläufe optimieren.

Wie bezahle ich meinen virtuellen Assistenten?

Stundenpreise

Suchst du nur für kurzfristige oder gelegentliche Projekte Unterstützung? Dann ist eine Abrechnung auf Stundenbasis sinnvoll. Mittels Zeiterfassungstool wird der Arbeitsaufwand genau festgehalten und du bezahlst nur die angefallenen Arbeitsstunden. Der Stundenlohn variiert je nach Expertise der virtuellen Assistentin.

Paketpreise

Wenn du auf längerfristige Unterstützung aus bist und regelmäßig wiederkehrende Aufgaben, wie Social-Media-Betreuung, Buchhaltung etc. auslagern willst, dann bieten sich Paketpreise an. Du buchst z. B. ein 10-Stunden-Paket zu einem fixen Preis und das Paket muss dann zu einem bestimmten Zeitpunkt von dir eingelöst werden, bevor es sonst verfällt. Legt im Vorfeld genau fest, was genau im Paketpreis alles inbegriffen ist und welche Aufgaben genau davon umfasst sind, damit es zu keinen bösen Überraschungen kommt.

So findest du deine virtuelle Assistentin

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wo du nach einer virtuellen Assistentin suchen kannst.

Empfehlungen

Der einfachste und schnellste Weg ist über Empfehlungen. Höre dich mal in deinem Umfeld um, ob schon jemand aus deinem Bekanntenkreis mit einer virtuellen Assistenz zusammengearbeitet hat und dir jemanden weiterempfehlen kann.

Facebook-Gruppen

Es gibt einige Facebook-Gruppen, in denen du nach Unterstützung suchen kannst. Wenn du einen Experten für eine bestimmte Dienstleistung suchst, bietet sich eine Facebook-Gruppe speziell für diesen Fachbereich an. Es gibt aber auch genügend Gruppen, wo du zu allen Themen Unterstützung findest. Die größten Facebook-Gruppen sind die Gruppe “Virtuelle Assistenz suchen und finden” und “Job Area für VAs, Freelancer & Auftraggeber | Suchen & Finden”.

Instagram & LinkedIn

Viele virtuelle Assistenten sind auch auf Instagram oder LinkedIn vertreten. Schau da einfach mal nach, ob du eine virtuelle Assistentin findest und schreib sie direkt an.

Agenturen 

Wenn du auf der Suche nach Grafikdesignern, Contentdesignern, Webdesignern oder ähnliches bist, bietet es sich auch an, dich bei Agenturen umzuschauen, die sich nur auf diesen einen Bereich spezialisiert haben.

Virtuelle Assistenz oder festangestellter Mitarbeiter

Die Vorteile einer virtuellen Assistenz habe ich dir schon aufgezeigt. Gerade wenn du eine flexible Zusammenarbeit wünscht oder noch am Anfang mit deinem Business stehst, lohnt sich die Zusammenarbeit mit einer VA für dich. Wenn du lieber einen Mitarbeiter vor Ort hättest, der zu einer fixen Stundenzahl in der Woche nur für dich arbeitet, dann bietet sich vielleicht ein festangestellter Mitarbeiter an. Du bist mit deiner virtuellen Assistentin zufrieden und kannst nach und nach immer mehr Aufgaben abgeben? Du brauchst auch keinen Mitarbeiter vor Ort? Dann kannst du dir auch überlegen, ob du deine virtuelle Assistentin als festen Mitarbeiter einstellst. Auch das ist möglich.

Wann sollte ich mir Unterstützung suchen?

Das hängt stark davon ab, was du mit deinem Business erreichen möchtest. Gerade, wenn du mit deinem Unternehmen wachsen möchtest, wirst du relativ schnell an deine Grenzen stoßen. Suche dir daher rechtzeitig Unterstützung, auch wenn es nur für wenige Stunden in der Woche oder im Monat ist. Wenn du vorhast, mit einer virtuellen Assistentin länger zusammenzuarbeiten, ist das ein guter Einstieg.

FAQ

Hier noch ein paar Antworten auf die häufigsten Fragen:

Sind meine Daten/Passwörter sicher?

Für virtuelle Assistenten ist die Privatsphäre ihrer Kunden sehr wichtig. Sie werden daher deine Daten und Passwörter vertraulich behandeln. Viele VAs nutzen dafür ein Passwortmanager-Tool, wie z.B. LastPass. Dokumente kannst du über eine Cloud, wie z. B. Google Drive, an deine VA weitergeben. Wenn du Bedenken hast, dass Daten an Dritte weitergegeben werden könnten, lass dir einfach eine Vertraulichkeitserklärung unterzeichnen.

Macht es einen Unterschied, ob meine VA hauptberuflich oder nebenberuflich selbständig ist?

Viele virtuelle Assistenten sind nebenberuflich selbständig. Für dich als Auftraggeber hat das an sich keinerlei Nachteile. Es kann nur mal sein, dass deine VA nicht sofort auf deine Anfragen antworten kann, was aber nach vorheriger Absprachen kein Problem sein sollte.

Was mache ich, wenn ich mit meiner virtuellen Assistentin nicht zufrieden bin?

Wenn du mit der Leistung deiner virtuellen Assistenz nicht zufrieden bist, sage es ihr rechtzeitig und versucht, gemeinsam eine Lösung zu finden. Manchmal kann es einfach daran liegen, dass ihr aneinander vorbeiredet oder andere Vorstellungen habt. Wenn dann immer noch keine Besserung eintritt, beende die Zusammenarbeit und suche dir eine neue VA.

Wann ist meine VA erreichbar?

Das ist sehr unterschiedlich. Viele VAs haben feste Bürozeiten, manche arbeiten aber auch an Sonn- und Feiertagen. Klärt von Anfang an, wie und wann ihr bei wichtigen Fragen zu erreichen seid.

Muss ich eine Vorauszahlung leisten?

Das handhabt jede virtuelle Assistentin anders. In der Regel wird gerade bei Paketpreisen eine Anzahlung gewünscht. Auch das solltest du im Vorfeld mit deiner VA klären.

Verfallen nicht genutzte Stunden

Unternehmer brauchen Planungssicherheit. Daher sind gebuchte Stunden oder Pakete meistens an ein Verfalldatum geknüpft. Vereinbare daher im Vorfeld, wie lange die gebuchten Stunden/Pakete gültig sind und wie ihr das im Urlaubs-/Krankheitsfall handhabt.

Fazit

Spätestens wenn du das Gefühl hast, dass dir alles über den Kopf wächst, suche dir Unterstützung. Mit einer virtuellen Assistenz bist du flexibel und hast erstmal ein geringes Kostenrisiko. Wenn du mehr über die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistentin wissen willst oder Unterstützung suchst, kontaktiere mich gerne.