Gerade als Solopreneurin bist du eine Einzelkämpferin. Früher oder später wirst du an deine Grenzen stoßen, da dir die 24 Stunden am Tag nicht mehr ausreichen werden, alle To-dos von deiner Liste abzuarbeiten. Es ist dein Business, daher wird es dir nichts ausmachen, auch mal länger zu arbeiten. Aber wie wäre es denn, wenn du dir bei schönem Wetter eine ausgedehnte Mittagspause in der Sonne gönnen könntest, spontan ein Eis mit deiner Familie oder dich zum Kaffeeklatsch mit deiner besten Freundin treffen könntest? Klar kannst du als Solopreneurin selbst entscheiden, wann du dir freinimmst, aber wenn du noch eine volle To-do-Liste hast, wirst du die Zeit kaum entspannt genießen können. Die Lösung für dich: Suche dir Unterstützung!
„Man verliert die meiste Zeit damit, dass man Zeit gewinnen will.“ (John Steinbeck)
Vorteile der Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistentin
Eine virtuelle Assistentin kann dich bei allen anfallenden Aufgaben in deinem Business unterstützen, egal ob es sich um eine Aufgabe handelt, die innerhalb weniger Minuten erledigt werden kann oder ob es langfristige Projekte sind. Wenn du dich gerade erst im Businessaufbau befindest, wirst du viele Dinge zum ersten Mal machen. Dabei wird sich schnell herausstellen, wo deine Stärken liegen und worauf du gar keine Lust hast. Ich z. B. würde mich nicht unbedingt als Social-Media-Fan bezeichnen, auch wenn es mir Spaß macht, die Grafiken zu erstellen. Es gehört aber noch weit mehr zu Social-Media-Marketing dazu. Du verschaffst dir durch eine virtuelle Assistentin mehr Zeit, die du wiederum in andere Aufgaben investieren kannst. Außerdem sparst du dir enorme Fixkosten, da du nur die tatsächlich geleistete Arbeitszeit vergüten musst. Ein weiterer Vorteil ist, dass du die Zusammenarbeit flexibel gestalten kannst, je nachdem, ob du gerade nur kleinere Aufgaben oder größere Projekte abzugeben hast.
Es gibt kaum Aufgaben, die du nicht an eine virtuelle Assistenz auslagern kannst. Voraussetzung ist lediglich, dass die Aufgabe digital von überall aus erledigt werden kann. Egal ob die Aufgabe 5 Minuten, 5 Stunden oder 5 Tage dauert – das spielt keine Rolle! Wenn dich die Aufgaben von deinem Hauptgeschäft abhalten, dir den letzten Nerv rauben oder du nicht genügend Expertise hast, sind sie es wert, ausgelagert zu werden. Du findest für jede Aufgabe eine virtuelle Assistenz, die Expertin auf ihrem Gebiet ist. Noch immer keine Ahnung, welche Aufgaben du auslagern kannst? Hier kommt ein Überblick über die gefragtesten Aufgaben:
Backoffice
Unter Backoffice fallen alle typischen Sekretariatsaufgaben. Meist handelt es sich um immer wiederkehrende Aufgaben, die regelmäßig erledigt werden müssen und daher gut an virtuelle Assistenten ausgelagert werden können.
- Rechnungen schreiben
- offene Rechnungen anmahnen
- Korrespondenz mit Kunden führen
- diverse Recherchearbeiten
- Terminplanung und Vorbereitung von Meetings
- Kundenakquise
- Reiseplanung
- Daten erfassen und pflegen
- Telefonate führen
- Excel-Tabellen, PDFs, Präsentationen erstellen
- Organisatorische Aufgaben
- Vorlagen und Dokumente erstellen
- Überwachung/Kündigung von bestehenden Verträgen
Buchhaltung
Eine der unbeliebtesten Aufgaben von Selbstständigen ist die eigene Buchhaltung. So wichtig sie auch für dein Business ist, so gerne wird sie auch mal aufgeschoben. Die Aufgaben fallen jeden Monat an. Es ist daher hilfreich, sich eine virtuelle Assistentin für eine längerfristige Zusammenarbeit zu suchen.
- Rechnungen erstellen und versenden
- Überweisungen ausführen
- Rechnungseingänge kontrollieren und gegebenenfalls anmahnen
- Rechnungsausgänge erfassen
- Vorbereitung der Steuererklärung
- Anforderung von Belegen, Nachweisen, Spendenbescheinigungen etc.
- Belege sortieren
- Korrespondenz mit Steuerberater
- Überblick über die Konten
- Bezahlung von Reisekosten
- Erstellung von Reisekostenabrechnungen
Website Management
Deine eigene Website ist früher oder später unerlässlich für dein Business. Du gewinnst darüber nicht nur neue Kunden, sondern kannst dir auch eine E-Mail-Liste aufbauen, was dich wiederum unabhängiger von den ganzen Social-Media-Kanälen macht. Gerade Technik liegt nicht jedem. Wenn das bei dir auch der Fall ist, solltest du dir von Anfang an einen Experten mit ins Boot holen, der sich um deine Website kümmert.
- Website erstellen mit WordPress
- Domain einrichten
- SEO optimierte Texte für deine Website erstellen
- bestehende Website optimieren
- Designanpassungen vornehmen
- Plugins einrichten
- regelmäßige Updates, Wartung, Datensicherung vornehmen
- Anpassungen gemäß den Vorgaben der DSGVO
- Erstellen und Einpflegen von Affiliate-Links
- Landing- und Sales-Pages erstellen
- Seiten auf Website erstellen
Social-Media-Management
Social Media kann einem ganz schön viel Zeit rauben, mal abgesehen davon, dass sich ständig Neuerungen ergeben und man hier up to date bleiben sollte. Egal ob Facebook, Instagram, TikTok oder LinkedIn, jeder Social-Media-Kanal hat seine Besonderheiten und entwickelt ständig neue Trends.
- Erstellung eines Redaktionsplans
- Content Recycling deiner Blogbeiträge
- Grafiken für die Social-Media-Kanäle erstellen
- Betreuung deiner Community
- Einrichten deiner Social-Media-Kanäle
- planen und Überwachen von bezahlten Social-Media-Kampagnen
- Pflegen und aktualisieren deiner bestehenden Social-Media-Kanäle
- Posten von Beiträgen
- Social-Media-Strategien ausarbeiten
- Reporting zu Social-Media-Strategien
- Betreuung der Facebook-Gruppen
- Kommentieren auf den Social-Media-Kanälen
- aktuelle Trends im Blick haben und austesten
- Content für Beiträge recherchieren und erstellen
Pinterest-Marketing
Wenn du Pinterest als Marketingkanal für dein Business nutzen möchtest, kannst du dich bei deinem professionellen Start, regelmäßigen Pinnen, Aufsetzen deines Profils u.v.m. von einer virtuellen Assistentin unterstützen lassen.
- Account Set-up
- Pinterest-Strategie ausarbeiten
- Optimierung deines bestehenden Accounts
- Keyword-Recherche
- Pin-Grafiken erstellen
- einplanen von eigenen und fremden Pins
- monatliches Reporting
- Pinterest Werbeanzeigen schalten
- Pinnwände einrichten
- Pinterest-SEO
- Planungstool einrichten
E-Mail-Marketing
Wenn du unabhängig von Social Media deine eigene Community aufbauen möchtest, dann kommst du um das Thema E-Mail-Marketing nicht drum rum. Deine eigene E-Mail-Liste hilft dir dabei, eine Beziehung zu deinen Kunden aufzubauen und auch neue Kunden zu gewinnen. Damit machst du dich unabhängig von Social Media und bist nicht auf Facebook, Instagram, LinkedIn etc. angewiesen.
- E-Mail-Marketing Tool einrichten
- Automationen einrichten
- E-Mail-Vorlagen erstellen
- Newsletter erstellen und versenden
- Reports auswerten
- Kampagnen erstellen
- Tags anlegen
- A/B-Testing durchführen
- Willkommensserie einrichten
- Umzug von einem E-Mail-Anbieter zum anderen
Podcast Service
Wenn du deine Kunden auch über “das Ohr” erreichen möchtest, bietet sich ein eigener Podcast an. Für die Vorbereitung und Nachbearbeitung deiner Podcastfolgen geht einiges an Zeit verloren, die du effektiver nutzen kannst.
- Recherchieren von relevanten Gesprächspartnern
- Podcastfolgen schneiden und nachbearbeiten
- Shownotes erstellen
- Upload der fertigen Episoden
- Folgen transkribieren
- hochladen der Podcastfolgen
- Grafikerstellung und Postings für Social-Media-Kanäle vorbereiten
- Podcast-Strategie ausarbeiten
- Intro und Outro einbinden
- Blogbeitrag zu Podcast-Folge erstellen
Grafik-Design
Egal ob es um ein eigenes Logo, Grafiken für deine Website oder Social Media geht, du wirst regelmäßig Grafiken benötigen.
- Grafiken für Social-Media-Kanäle erstellen
- Grafiken für Website erstellen
- Logo entwerfen und designen
- E-Books, Bücher, Printmedien designen
- Infografiken erstellen
- Flyer, Postkarten, Plakate erstellen
- Bildbearbeitung
Video-Marketing
Videos sind in der Online-Welt nicht mehr wegzudenken und sind mittlerweile das beliebteste Content-Format. Mit Videos kannst du nicht nur deine Sichtbarkeit erhöhen, sondern auch Reichweite aufbauen.
- Video für YouTube, Instagram, TikTok etc. erstellen
- Videos schneiden
- Reels für Social Media erstellen
- Ideen für deinen Video-Content sammeln
- Effekte & Animationen in Videos einbauen
Texten
Egal ob es um deinen Blog, Social Media oder deine Website geht, gute ansprechende Texte helfen dir dabei, deine Kunden noch besser zu erreichen. Texten liegt dir nicht? Dann suche dir eine virtuelle Assistentin, die sich auf das Texten spezialisiert hat.
- Blogartikel recherchieren und erstellen
- Videos, Podcasts, Interviews transkribieren
- Übersetzungen
- Texte korrigieren
- Content für Social Media erstellen
- Verkaufstexte erstellen
- Texte für Newsletter, Produktbeschreibung, Websites, E-Books etc. erstellen
- Werbetexte erstellen
SEO
Wenn du bei Google gefunden werden willst, brauchst du eine suchmaschinenoptimierte (SEO) Website. SEO hilft dir nicht nur dabei, mit deiner Website sichtbar zu werden, sondern auch neue Kunden und Besucher anzuziehen. SEO ist so viel mehr als nur die Keywordrecherche und gute Texte.
- Keywordrecherche
- Themenrecherche
- SEO-optimierte Blogartikel schreiben
- bereits vorhandene Blogartikel optimieren
- technische Einstellung auf Website vornehmen
- Website SEO-optimieren
- Google Analytics auswerten
- Ladezeit Website optimieren
- Bilder-Optimierung
- Optimierung der internen Verlinkungen
- Backlinks für Website
- SSL-Zertifikat einrichten
- Cookie-Banner mit Opt-In Funktion einrichten
Onlinekurse & Aufbau deines Mitgliederbereichs (Membership)
Onlinekurse sind in der Onlinewelt nicht mehr wegzudenken. Fast zu jedem Thema kannst du dich mit einem Onlinekurs weiterbilden. Wenn du schon viele Inhalte erstellst hast, solltest du dir überlegen, ob du nicht einen eigenen Mitgliederbereich aufbauen möchtest. Hier ist wieder viel Zeit und technisches Wissen erforderlich, sodass du dich hierbei gut von einer virtuellen Assistentin unterstützen lassen kannst.
Unterstützung Online-Kurs
- Unterstützung beim Launch
- Einpflegen der Onlinekurse auf einer Kursplattform, z. B. Elopage, Digimember
- Integration mit einem E-Mail-Marketing-Tool
- Upload von Inhalten
- Erstellung von Checklisten
- Landingpage für Kursinhalte erstellen
Unterstützung Aufbau Membership
- geschützten Mitgliederbereich erstellen
- Anbindung eines Zahlungsanbieters, E-Mail-Marketing-Tools
- Plugins einrichten
- Forum einbinden
- Automationen einrichten
- Betreuung Mitglieder
- Bearbeitung Video-Material
- Chat-Moderation bei Live-Sessions
Begleitung bei Produkt-Launch
Für einen Produkt-Launch werden meist Webinare oder mehrtägige Challenges gestartet, um auf das eigene Produkt aufmerksam zu machen. Das ist ganz schön zeitaufwendig und alleine fast nicht zu stemmen. Eine virtueller Assistent kann dir dabei eine große Hilfe sein.
- Unterstützung bei der Launchplanung
- Webinare, Challenges etc. aufsetzen
- E-Mail-Serie einrichten
- Landing- und Sales-Page erstellen
- Werbung für Social-Media-Kanäle vorbereiten
- Auswertung des Launches
- Affiliate-Programm einrichten
- Termine koordinieren
- Beantwortung Rückfragen Community
- Zahlungsanbieter, Onlinekursplattform uvm. einrichten
Weitere Dienstleistungen
Es gibt noch zahlreiche weitere Aufgaben, die du ohne weiteres an eine virtuelle Assistenz auslagern kannst. Hier noch ein paar weitere Dienstleistungen, für die du virtuelle Assistenten finden wirst:
- Projektplanung
- Kundenservice
- Eventplanung
- Onlineshop-Betreuung
- Pressearbeit
- Online-Marketing
- Zeitmanagement
- Amazon FBA
Fazit
Du siehst, es gibt zahlreiche Dienstleistungen, die du auslagern kannst – und das sind bei weitem noch nicht alle Aufgaben. Du hast noch keine Ahnung, was für Aufgaben du abgeben sollst? Beobachte dich einfach mal ein paar Tage lang und dokumentiere genau, welche Aufgaben täglich anfallen und wie viel Zeit du dafür benötigst. Überlege dann im nächsten Schritt, welche Aufgaben dir zu viel Zeit und Nerven kosten, dir keinen Spaß machen oder wo du das Gefühl hast, dass dir die nötige Expertise fehlt. Umso genauer du weißt, welche Aufgaben du auslagern willst, umso einfacher wird es dir fallen, Unterstützung zu finden.